¿Cuál era la necesidad?

Empresa aseguradora de embarcaciones en expansión gestiona sus clientes mediante hojas de cálculo y software que no está dedicado para su oficio. Al no poseer un software específico, los altos tiempos que necesitan dedicarle para gestionar las pólizas y sus renovaciones están complicando el crecimiento de la empresa. Búsquedas previas en el mercado de algo ya programado han sido infructuosas, necesitan un software a medida para automatizar procesos de gestión, generar documentación y realizar cálculos de rentabilidad.

Metodología

Se estudian los requisitos de la empresa a través de sucesivas reuniones, apoyándonos en el Know How de la empresa para detectar y hacer hincapié en las partes más susceptibles de automatización. Se listan los mayores defectos y problemas que están teniendo para detectar los puntos de fallo más usuales. Se elabora una documentación jerárquica de procesos, de más general a más particular, que se va limando con las sucesivas reuniones con la gerencia de la empresa.

Finalmente se opta por un software basado en web e instalado en un data center español de gran conectividad.

Resultado

Se crea un software con las siguientes funcionalidades:

• Vistas de usuario y permisos: se crea una jerarquía de usuarios y los permisos de cada uno de ellos. El administrador puede gestionar los roles de los usuarios, así como denegar accesos o crear nuevos.
• Pólizas de diferentes ramos: se elabora un sistema que permite la introducción y modificación de pólizas de diferentes ramos. Cada ramo tiene sus particularidades, variables y cálculos que lo diferencian con el resto de ramos, así que se crea un encapsulado con herencias y sobreescritura de métodos para salvar las diferencias entre ramos.
• Correcciones de las pólizas: se elabora un sistema de "versiones" de pólizas. Cada corrección comporta modificaciones en las pólizas y en los elementos asegurados, pero el software debe ser capaz de rescatar una corrección anterior para visualizarla y rehacer su documentación. También existen clientes o embarcaciones que causan varias pólizas, y debemos poder rescatar el estado que tenían en pólizas ya caducadas. Esta necesidad altera el sistema tradicional, donde si visualizamos el cliente de un contrato extinto vamos a ver la ficha del cliente actualizada, para este software se visualiza la ficha de cliente que existía en el momento de firmar la póliza.
• Alertas en siniestros: el sistema de siniestros del software incluye procesos automatizados que detectan, bajo ciertos criterios, siniestros sin concluir que requieren la atención de la empresa.
• Renovaciones y autorecibos: el software se basa en la forma de funcionar actual de la empresa, y crea diferentes pasos para gestionar las renovaciones de pólizas. Nos adecuamos a las llamadas previas y manera de tratar al cliente que tiene la empresa, creando avisos automáticos y diarios de las llamadas que administración debe de realizar. Además se crea un sistema automático de renovación que previsualiza cómo quedará cada póliza antes de renovarse, calculando los incrementos en las primas. En cuanto a los recibos generados, el sistema no solamente crea los recibos en el momento de la renovación de la póliza, si no que tiene en cuenta la periodicidad de los pagos para crear autorecibos de pagos trimestrales, semestrales, etc.
• Ficheros SEPA: el sistema crea los ficheros de los recibos que se envian a la entidad bancaria para su cobro.
• Listados, borderos y cuadros de rentabilidad: el sistema no solo genera listados fijos complejos, si no que se crea un sistema para crear listados parametrizados al vuelo. Se instala un sistema para crear ficheros excel formateados y con fórmulas automáticas, para borderos, cuadros de rentabilidad y otros menesteres que requieren de este tipo de ficheros en lugar de informes clásicos en PDF.
• Copias de seguridad: además de las copias de seguridad propias que realiza la empresa que nos provee el servidor en el data center, el sistema genera una copia automática diaria, además de permitir la creación de copias manuales en cualquier momento.

Conclusiones

Tras el periodo de implantación del software y formación del personal, procesos que ocupaban toda una mañana (o incluso un día entero si había algún problema) se concluyen ahora en apenas unos minutos. La información que antes se encontraba dispersa en archivos de distintos equipos, se encuentra ahora unificada en un software online, accesible desde cualquier ordenador y con un fuerte sistema de copias de seguridad automáticas. El cliente ahora está tranquilo y puede proceder a incrementar su número de clientes, sin miedo a perder el control o dejar cosas sin atender.